L’Ufficio Amministrativo Diocesano è costituito all’interno del Settore per gli Affari Economici. Suo scopo è quello di collaborare con l’Arcivescovo e i suoi Vicari, con il Consiglio per gli affari economici della diocesi (CAED) e il Collegio dei Consultori (CoCo) e l’Economo diocesano, per tutto quanto concerne l’amministrazione dei beni appartenenti alle persone giuridiche pubbliche soggette all’Arcivescovo.
In particolare:
a) presta consulenza agli amministratori sia di carattere generale, sia per i singoli atti;
b) vigila sull’amministrazione ordinaria e straordinaria (cf can. 1276, § 1);
c) provvede a istruire le pratiche relative alle autorizzazioni di competenza del Vescovo o dell’Ordinario diocesano (cf Istruzione circa gli atti amministrativi soggetti ad autorizzazione e le annesse Tabelle) e alla predisposizione dei relativi decreti;
d) conserva aggiornata la situazione patrimoniale degli enti e il relativo archivio.
Nell’esercizio delle predette funzioni l’Ufficio si avvale della collaborazione degli altri Organismi di Curia secondo la specifica competenza di ciascuno, come determinata dal presente Statuto.
L’Ufficio è retto secondo la strutturazione prevista nella Parte Prima per gli uffici (cf punto 2.4).
Spetta in particolare al Responsabile, oltre alla conduzione e organizzazione dell’Ufficio:
a) il rapporto con gli amministratori degli Enti per quanto attiene gli orientamenti di carattere generale in materia amministrativa e una prima valutazione dei singoli atti b) il rilascio, al termine dell’iter previsto, come delegato dell’Ordinario diocesano, delle autorizzazioni di competenza stabilite nell’Istruzione circa gli atti amministrativi soggetti ad autorizzazione e nelle annesse tabelle;
c) il riferimento per tutte le problematiche concernenti l’Ufficio al Vicario episcopale di settore;
d) il rilascio di copie conformi di decreti e documenti in possesso dell’Ufficio, in qualità di Notaio di Curia (cf cann. 483-484).
Per una migliore organizzazione interna, vista l’ampiezza della materia seguita, l’Ufficio è articolato in due Sezioni ( Autorizzazioni e Controllo ), con a capo un Collaboratore del Responsabile dell’Ufficio (o anche lo stesso Responsabile).
All’Ufficio Amministrativo Diocesano è annessa la Segreteria Unificata Autorizzazioni , funzionalmente dipendente dal Responsabile dell’Ufficio, ma che offre anche all’Ufficio per i Beni Culturali il supporto per quanto attiene le richieste di autorizzazione nelle materie di competenza.
Segreteria Unificata Autorizzazioni
La Segreteria Unificata Autorizzazioni, dipendente dal Responsabile dell’Ufficio Amministrativo Diocesano, e di norma diretta dal Segretario del CAED e del CoCo, ha il compito di:
a) accogliere le domande di autorizzazione, presentate dai responsabili degli enti;
b) inoltrarle alla Sezione Autorizzazioni dell’Ufficio Amministrativo Diocesano o, per quanto di competenza, all’Ufficio per i Beni Culturali;
c) seguire l’acquisizione dei pareri degli Organismi di Curia previsti (cf Istruzione circa gli atti amministrativi soggetti ad autorizzazione e le annesse Tabelle);
d) preparare, in base alle indicazioni del Segretario del CAED e del CoCo, quanto occorre per l’acquisizione dei pareri e dei consensi di competenza e per redigere il verbale dei predetti Organismi;
e) seguire la predisposizione dei decreti e dei nulla osta da sottoporre alla firma dell’Autorità competente, dell’Avvocato generale e del Cancelliere arcivescovile;
f) curare il protocollo, la corrispondenza, l’archivio e in genere tutto quanto attiene i compiti esecutivi propri dell’Ufficio Amministrativo Diocesano.