L’ Ufficio Autorizzazioni Amministrative è costituito all’interno del Settore per gli Affari Generali. Suo scopo è quello di collaborare con l’Arcivescovo e i suoi Vicari, con il Consiglio per gli affari economici della diocesi (CAED) e il Collegio dei Consultori (CoCo) e l’Economo diocesano, per tutto quanto concerne il rilascio di atti amministrativi concernente beni appartenenti alle persone giuridiche pubbliche soggette all’Arcivescovo e la vigilanza sugli stessi.

Nell’esercizio delle predette funzioni l’Ufficio si avvale della collaborazione degli altri Organismi di Curia secondo la specifica competenza di ciascuno, come determinata dal presente Statuto. In particolare le istanze inerenti richieste di autorizzazione devono essere tutte introdotte dall’ Ufficio Parrocchie o dall’ Ufficio Enti, in base alle reciproche competenze e, se del caso, devono giungere all’Ufficio essendo già state oggetto del contributo offerto dall’ Ufficio Consulenza Amministrativa. Se dall’attività di vigilanza svolta dall’Ufficio dovesse poi emergere l’opportunità di promuovere l’assunzione di specifiche iniziative queste, previa segnalazione all’Ordinario, dovranno essere riferite all’Ufficio Parrocchie, all’Ufficio Enti o all’Ufficio Consulenza Amministrativa.

L’Ufficio è retto secondo la strutturazione prevista nella Parte Prima per gli uffici (cf punto 2.4).

Spetta in particolare al Responsabile, oltre alla conduzione e organizzazione dell’Ufficio:

1. il rilascio, al termine dell’iter previsto (nel caso in cui questo preveda l’acquisizione del parere di altri Organismi e vi siano divergenze in ordine alla concessione dell’autorizzazione richiesta, deve essere acquisito il giudizio favorevole del Vicario episcopale per gli Affari generali), come delegato dell’Ordinario diocesano, delle autorizzazioni di competenza stabilite nell’ Istruzione circa gli atti amministrativi soggetti ad autorizzazione del 19 marzo 2014 e nelle annesse Tabelle;
2. il rilascio di copie conformi di decreti e documenti in possesso dell’Ufficio (ad esclusione quindi dei documenti autorizzativi, il cui originale è custodito esclusivamente nell’archivio corrente di curia presso la Cancelleria arcivescovile), in qualità di Notaio di Curia (cf cann. 483-484);
3. il partecipare alle riunioni del Consiglio per gli Affari Economici della Diocesi, pur senza essere membro dello stesso.

Le funzioni dell’Ufficio sono pertanto due:

1. provvedere a istruire le pratiche relative alle autorizzazioni di competenza del Vescovo o dell’Ordinario diocesano (cf la predetta Istruzione circa gli atti amministrativi soggetti ad autorizzazione e le annesse Tabelle) e alla predisposizione dei relativi decreti.
2. vigilare sull’amministrazione ordinaria e straordinaria (cf can. 1276, § 1), conservando aggiornata la situazione patrimoniale degli enti e il relativo archivio;

Per quanto riguarda le autorizzazioni i principali compiti possono essere così descritti:

1. istruire le pratiche relative all’autorizzazione degli atti di straordinaria amministrazione di qualsiasi tipo (acquisendo il parere dell’ Ufficio Consulenza Amministrativa), sia sotto il profilo canonico, sia sotto quello civile (quando richiesto);
2. ottenere i prescritti pareri da parte degli Organismi di Curia, dei Vicari episcopali di zona o di settore di volta in volta interessati, con particolare attenzione al rapporto con l’Ufficio per i Beni Culturali e la relativa Commissione nel caso di atti concernenti beni di valore storico, artistico, culturale;
3. fornire al CAED e al CoCo, tramite il loro Segretario, gli elementi necessari, di natura tecnica, giuridica, economica e pastorale, per la valutazione di competenza;
4. predisporre i decreti autorizzativi dell’Ordinario diocesano o i nulla osta emanati dallo stesso

Per quanto riguarda la vigilanza i principali compiti possono essere così descritti:

1. vigilare sul patrimonio immobiliare delle persone giuridiche pubbliche soggette all’Arcivescovo (facendo riferimento, per la conoscenza del loro stato patrimoniale, ali’ Ufficio Consulenza Amministrativa), suggerendo agli amministratori degli enti eventuali interventi di manutenzione, di trasformazione o costruzione, di utilizzo;
2. ricevere ed esaminare i rendiconti annuali degli enti, redatti su schemi predisposti dall’Ufficio; prestare assistenza per la loro redazione, dando indicazioni sugli adempimenti contabili di competenza di parrocchie ed enti; fornire osservazioni e suggerimenti agli amministratori a partire dai dati dei rendiconti, in materia giuridica, fiscale, economica, interessando, quando occorre, altri Uffici competenti in materia (quali l’Avvocatura per i problemi giuridici e fiscali e 1′ Ufficio per i Beni Culturali per la conservazione dei beni di valore storico-artistico); sottoporre al CAED e alle autorità competenti i dati sintetici dei rendiconti e, su richiesta, i singoli rendiconti;
3. provvedere al passaggio delle consegne tra titolari e amministratori degli enti, fornendo loro tutti i dati e provvedendo alla consegna e all’aggiornamento dell’inventario dei beni (cf can. 1283);
4. attuare verifiche presso gli enti in occasione dei trasferimenti dei titolari e di cambio degli amministratori e delle visite pastorali, nonché in particolari circostanze su richiesta del Responsabile dell’Ufficio.