I casi presentano un diverso trattamento prima e dopo il Sinodo (1995)
Caso 1
Da alcuni anni molte cliniche e case di cura non dispongono più di un cappellano per la cura pastorale dei degenti ed hanno quindi trasferito il registro di battesimo o nella parrocchia del territorio di appartenenza o, in ultima analisi, in Curia (Servizio per la Disciplina dei Sacramenti).
Prima dell’entrata in vigore del 47° Sinodo diocesano (1995), la cappellania era tenuta a iscrivere il battesimo sul proprio registro e a chiederne la trascrizione sul registro corrispondente della parrocchia del domicilio dei genitori. Questa stessa parrocchia era (ed è) così autorizzata a rilasciare certificati di battesimi, esonerando quindi la cappellania.
Dal momento in cui sono stati trasferiti i registri nella parrocchia, è stato possibile creare l’archivio informatico di quella casa di cura o di quella clinica fino alla data di cessazione della cappellania e distinto da quello della parrocchia stessa.Successivamente alla data di trasferimento del registro, la celebrazione del battesimo nella cappella della casa di cura o della clinica comporta la registrazione degli stessi sul registro proprio della parrocchia nel cui territorio è posta.
Caso 2
A tutt’oggi alcune case di cura o cliniche hanno conservato la cappellania. In questi casi si mantengono in loco i registri e si deve effettuare la registrazione anche informatica, a cura del cappellano.
Non si deve più chiedere la trascrizione dell’atto di battesimo nella parrocchia di domicilio dei genitori (quindi non si possono più ottenere i certificati da queste parrocchie), ma è possibile fare una richiesta di "annotazione" dell’atto stesso per soli fini pastorali: nel registro della parrocchia di domicilio dei genitori viene riportato nelle note il luogo dove è stato celebrato il battesimo, non si numera la pagina a fini statistici e non è possibile stampare il certificato.
Dal punto di vista informatico questa operazione consiste nell’inserire l’annotazione (e non l’atto) nella scheda battesimo.
Caso 3
Nel caso di bambini adottati è auspicabile, per motivi di riservatezza, effettuare la "trascrizione" – con la modifica di dati anagrafici -dell’intero atto dalla parrocchia, casa di cura o cappellania ove esso è conservato sul registro dei battesimi della parrocchia dei genitori adottivi, con l’autorizzazione dell’Ordinario del luogo e tramite il Servizio per la Disciplina dei Sacramenti, inserendo una nota riservata che indica l’adozione.
Solo da questo registro sarà possibile emettere certificati che riportano nel campo note la dizione "L’atto integrale è conservato in questo archivio". Sul registro della parrocchia di origine l’atto viene come "congelato" e non è più possibile emettere certificati.
Dal punto di vista informatico inserire la nota secondo le indicazioni che il Servizio per la Disciplina dei Sacramenti fa pervenire al parroco.